|
|
COMUNICAZIONE: ABBATTIMENTO DELLE INEFFICIENZE
ATTRAVERSO LA RIDEFINIZIONE DEI FLUSSI INFORMATIVI E DI COMUNICAZIONE
Il nostro intervento parte dall’analisi dei flussi informativi e di comunicazione riscontrati all’interno dei processi in una data Struttura per giungere alla loro ridefinizione, condivisione e applicazione, con l’obiettivo di abbattere le inefficienze, minimizzare i costi e ottimizzare le risorse.
In ogni processo organizzativo, ogni fase è accompagnata da un passaggio di informazioni, vitale al progredire del processo e all’efficacia delle attività operative ad esso collegate.
Il flusso di comunicazione – definito come CHI DICE COSA A CHI, QUANDO, COME e PERCHE’ all’interno del processo – accompagna il flusso delle relazioni che accompagnano il processo operativo. L’investimento di risorse nella definizione di un processo abitualmente si ferma alla pianificazione, esecuzione e controllo delle varie fasi, ma il processo si attua se LE PERSONE lo fanno funzionare, agendo comportamenti e attraverso le relazioni che si instaurano. A tal fine, le abilità di comunicazione sono fondamentali e rientrano oggi tra le competenze maggiormente richieste a qualsiasi livello della scala gerarchica. Esse appartengono alla sfera delle abilità personali dei singoli individui, che devono essere allineate alle abilità tecniche (proprie del settore di competenza) e integrate nei processi.
Troppo spesso questo passaggio viene saltato nella pianificazione del processo, ma se il meccanismo informativo che accompagna il processo operativo non è equilibrato e ben oliato, il processo spesso si inceppa, e per motivi che non hanno nulla a che vedere con la corretta pianificazione ed esecuzione delle varie fasi. Ogni mancanza nel processo comporta:
- Perdita di informazioni;
- Perdita di tempo per recuperarle;
- Incertezza del processo che diviene inaffidabile;
- Frustrazione e demotivazione del Personale
- Ricaduta nella ricerca del colpevole, non della causa
- Ricerca del capro espiatorio, non della soluzione.
|
In breve, INEFFICIENZA dell’intero sistema e PERDITA di EFFICACIA dei singoli e delle singole attività nella catena del processo. E più il processo è complesso, più il rischio di caduta ed inefficienza è alto.
E’ dunque utile, nella pianificazione, esecuzione e controllo di ogni processo, provvedere anche all’identificazione e descrizione del flusso di comunicazione, nonché al monitoraggio delle relazioni.
LE TAPPE DEL NOSTRO INTERVENTO
- Analisi dei processi e disegno degli attuali flussi di comunicazione (chi dice cosa a chi, quando e come)
- Evidenziazione dei malfunzionamenti del flusso e dell’inadeguatezza delle risorse/strumenti
- Riscontro di eventuali necessità formative e ipotesi di formazione
- Progettazione del flusso corretto, in base agli obiettivi del processo e alle risorse disponibili (chi dovrebbe dire cosa a chi, quando e come)
- Formazione delle risorse umane implicate nel processo
- Condivisione del flusso con gli attori e sua applicazione
- Follow up di controllo
|
IL NOSTRO VALORE AGGIUNTO
- Il progetto non agisce sulla costruzione dell’immagine e sulla forma come le azioni di marketing, ma lavora sui meccanismi organizzativi e di comunicazione interna
- L’obiettivo del progetto è l’abbattimento delle inefficienze, con conseguente risparmio sui costi di gestione (il miglioramento dell’immagine è una conseguenza del miglioramento dell’efficienza)
- Un progetto personalizzato sulla struttura, sul modello, sui processi, sulle procedure e sulle persone della singola Azienda o del singolo Ente
- Approccio e prestazioni professionali modulari (può essere applicato a singoli progetti, a singoli processi, a singole funzioni, a singoli Dipartimenti o all’intera struttura)
- Esportabilità dell’intervento: una volta individuato il modello di riferimento proprio della singola Azienda o del singolo Ente, tale modello può essere declinato per ulteriori processi, dipartimenti, ruoli o progetti
- Un progetto ideato e condotto da consulenti con forti e consolidate competenze nel settore specifico
- Possibilità di outsourcing dei servizi
|
|
Per contattarci: